从前，每到临近春节的时候，几个组织者就在康班长的安排下各负其责，开始工作了。所谓组织者就是几个喜欢热闹又重情义的同学，他们自发出来帮忙张罗事儿。后来大家给起了个名叫筹备组。头两年大致是采取分片通知的形式，每个人负责电话通知自己包干的人。先是电话报名，确定大致人数之后，筹备组的人去订饭店。再通知已经报名的同学，准确的时间、地点。艾佳负责每次聚会的主持，她还要带领同学们玩儿一些有趣的小游戏。她每年都必须提前构思、准备道具等等。同学们玩的游戏要既好玩儿，又要容易做，还要人人都能参与。这使得同学们每次聚会都玩得很开心，不是简单的吃吃喝喝，因此越聚会越有凝聚力。
    今年通知大家比往年更容易些，康班长建了一个微信群，他说在群里通知大家一声，就不用挨着个儿的打电话通知了。艾佳也觉得这样比较好，就主动起草通知发群里，同学们报名接龙。全班一共有四十四人，很快就有三十多人报名了，每年都不可能全体到齐。根据这些报名的人，康班长又开始到处找能放下四张桌，还要有活动空间的饭店，价钱也不能太贵，最好还能唱歌。在他们这个小城市要找到这样一个集吃、喝、玩一体，环境还要相对不错的地方，是很费周折滴！大家会抽出几个下午时间去踩点儿。艾佳带领大家玩儿游戏。也要适当买点儿小纪念品，以资鼓励。这也破费脑筋，贵了不行，贱了不行，拿不出手还不行，中看不中用也不行。为了大家聚会成功，幕后筹备组确实做了很多工作，

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